Votre cahier des charges commence par les usages.

Commencez par une situation concrète : qui utilise la borne, pour accomplir quelle tâche, dans quel lieu ? « Accueillir un visiteur et prévenir son interlocuteur » donne une direction plus précise que « installer un écran tactile à l’accueil ».

Décrivez les étapes du parcours, depuis l’écran d’accueil jusqu’à la confirmation finale. Prévoyez aussi les exceptions : rendez-vous introuvable, ticket non imprimé, périphérique indisponible ou abandon en cours de saisie. Définissez le recours à un membre de l’équipe lorsque le libre-service ne permet pas de terminer l’opération.

• Publics concernés, langues, besoins d’assistance et conditions d’utilisation.
• Fonctions indispensables au lancement et évolutions envisagées.
• Résultat attendu pour l’utilisateur et pour les équipes sur place.
• Fréquentation et pointes d’activité estimées, en distinguant hypothèses et observations.

Transmettez des photos, un plan coté et l’emplacement prévu. Repérez les arrivées électriques et réseau, le cheminement des câbles, les passages et l’espace nécessaire à l’ouverture de la borne. Une enveloppe extérieure compacte peut devenir difficile à entretenir si sa porte ne peut pas s’ouvrir une fois installée.

Décrivez l’exposition à la lumière, les reflets, les poussières, les projections, les températures et les méthodes de nettoyage. Ces informations orientent le choix de l’écran, des matériaux et de la gestion thermique. Une installation extérieure demande une étude spécifique : déplacer dehors une borne conçue pour un hall ne suffit pas.

Indiquez également les contraintes d’acheminement : largeur des accès, escaliers, ascenseur, horaires de livraison, fixation et préparation du support. Répartissez les responsabilités entre fabricant, installateur, équipe informatique et gestionnaire du bâtiment.

Sur pied, mural ou posé sur un comptoir : le format dépend du geste à effectuer et de l’espace disponible. La diagonale seule ne permet pas de choisir. Hauteur, inclinaison, distance de lecture, position du lecteur et accès à l’imprimante doivent être étudiés ensemble.

Prévoyez une revue des plans et, selon les enjeux, une maquette ou un prototype. Faites essayer le parcours par des utilisateurs représentatifs, y compris des personnes utilisant la borne en position assise. L’accessibilité concerne à la fois l’approche du mobilier, l’atteinte des commandes, la lisibilité et le fonctionnement de l’interface. Définissez les exigences applicables au projet et leurs modalités de validation avec les intervenants compétents.

Pour l’habillage, fournissez les références de couleurs, le logo, les contraintes de finition et les produits de nettoyage utilisés. Distinguez la personnalisation esthétique des adaptations de structure, qui peuvent modifier la conception et les essais nécessaires.

Évitez une liste limitée à « scanner, paiement, imprimante ». Précisez les opérations à réaliser, les références déjà imposées et les conditions d’usage. Un lecteur doit, par exemple, pouvoir lire les supports réellement présentés : badge, document ou code affiché sur téléphone.

• Impression : format du document, accès au consommable et comportement en cas de manque de papier.
• Lecture : types de codes ou de badges, position du support et retour de confirmation.
• Paiement, si prévu : terminal retenu, prestataires concernés et répartition des intégrations à valider.
• Connexions : interfaces, alimentation, connecteurs et encombrement à réserver.

Le remplacement d’un périphérique doit pouvoir être étudié sans redessiner systématiquement l’ensemble du mobilier. Documentez les accès techniques, les pièces démontables et les contraintes de ventilation dès la conception.

Identifiez l’application qui porte le parcours métier et les systèmes avec lesquels elle doit communiquer. Un logiciel d’affichage ne couvre pas automatiquement l’enregistrement d’un visiteur, une commande ou un paiement. Les fonctions et les interfaces doivent être confirmées pour le projet.

Pour chaque connexion, désignez un responsable et précisez les données échangées, la documentation disponible et l’accès à un environnement d’essai. Définissez le comportement attendu si le réseau ou un service distant devient indisponible : message explicite, arrêt de l’opération ou fonctionnement limité à certaines fonctions.

Prévoyez la fin de session, le retour à l’accueil et l’effacement des informations de l’utilisateur précédent. Si des données personnelles sont traitées, faites préciser les exigences de protection par les responsables concernés. Les comptes d’administration, les mises à jour et les accès de maintenance doivent également être cadrés.

Le prix du mobilier ne représente qu’une partie du projet. Distinguez étude, adaptations mécaniques, équipement, développement, intégration, transport, installation et formation. Ajoutez les licences, consommables, interventions et évolutions prévues pour comparer les propositions sur une durée commune.

Précisez qui diagnostique une panne, qui intervient et comment les pièces sont remplacées. Demandez que les engagements de support, de garantie et de disponibilité des composants soient explicités dans l’offre. Ne présumez pas qu’une intervention sur site ou un délai de rétablissement est inclus.

Définissez enfin les informations nécessaires au suivi : état du matériel, incidents utiles et responsables à prévenir. La supervision et la télémaintenance restent des fonctions à spécifier, avec leurs conditions d’accès.

La recette consiste à vérifier la solution sur des critères convenus. Préparez des scénarios reproductibles, des résultats attendus et une règle de traitement des réserves. Un rendu 3D valide l’apparence ; il ne démontre pas à lui seul le fonctionnement du parcours ou l’intégration des périphériques.

• Exécuter le parcours complet avec des données d’essai et les périphériques retenus.
• Vérifier les cas d’erreur, l’abandon, le redémarrage et la reprise après coupure réseau.
• Contrôler la lisibilité sur l’emplacement prévu et la manipulation des commandes.
• Essayer le changement de papier et l’accès aux composants de maintenance.
• Vérifier les documents remis : plans validés, configuration, notices et procédure de support selon le périmètre convenu.

Pour plusieurs implantations, un site pilote peut aider à corriger les difficultés avant généralisation. Fixez les étapes de validation, les responsables et les conditions de passage à la fabrication ou au déploiement suivant.

Votre premier dossier peut rassembler ces huit rubriques :

• Objectif et publics : service rendu, utilisateurs, langues et assistance.
• Parcours : étapes, exceptions et fonctions prioritaires.
• Site : plans, photos, accès, lumière, environnement, électricité et réseau.
• Mobilier : format, ergonomie, finition et exigences d’accessibilité à examiner.
• Équipement : écran, informatique et périphériques avec leurs contraintes.
• Logiciel : application, interfaces, données, responsabilités et essais.
• Exploitation : maintenance, consommables, formation et budget sur la durée retenue.
• Validation : livrables, prototype ou pilote, scénarios de recette et calendrier.

Une information encore inconnue peut être indiquée « à définir ». L’essentiel est de rendre visibles les décisions qui conditionnent le chiffrage, puis de les lever avant la fabrication.

Faut-il connaître tous les composants avant de consulter un fabricant ?

Non. Décrivez d’abord les usages et les contraintes. Identifiez les composants imposés et laissez les autres choix ouverts à l’étude, en demandant que les hypothèses soient clairement indiquées dans la proposition.

Un rendu 3D suffit-il pour valider la borne ?

Il aide à valider le design et l’encombrement. Les parcours logiciels, périphériques et opérations de maintenance nécessitent leurs propres vérifications, sur une maquette, un prototype ou l’équipement selon le projet.

Peut-on commencer par une seule borne ?

Un pilote peut permettre d’éprouver le parcours et l’exploitation avant un déploiement plus large. Son périmètre, son coût et les conditions de passage à la série doivent être convenus dès le départ.